ব্যবসার চাবিকাঠি হল ব্যবসার হিসাব-নিকাশ। ব্যবসার হিসাব নিকাশ স্বচ্ছ থাকা মানে ব্যবসা স্বচ্ছ থাকা । ব্যবসার হিসাব রাখার চাহিদার উপরে ভিত্তি করে প্রযুক্তিও এখন একধাপ এগিয়ে। ব্যবসায়ীক হিসাব নিকাশকে সহজ করতে ও সফল ভাবে পরিচালনা করতে প্রযুক্তি নিয়ে এসেছে ডিজিটাল সফটওয়্যার। এর মধ্যে অন্যতম একটি হচ্ছে একাউন্টিং সফটওয়্যার বা ব্যবসার হিসাব রাখার সফটওয়্যার। । ব্যবসার হিসাব রাখতে সফটওয়্যার এর ভূমিকা অপরিসীম।
কেন ব্যবহার করবেন একাউন্টিং সফটওয়্যার:
প্রাচীন কাল থেকে ব্যবসায়িক হিসাব নিকাশ কার্যক্রম খাতা কলমের মধ্যে লিপিবদ্ধ হয়ে আসছে। এখনো এর প্রচলন চলে অনেক ক্ষেত্রে দেখা যায়। এতে করে ব্যবসার হিসাব নিকাশের জন্য অনেক সময় ও শ্রমের প্রয়োজন হয়। পাশাপাশি অনেক জটিল হিসাব কষতে গেলে এর মধ্যে ভুল হওয়ার সম্ভাবনা থাকে। হিসাব নিকাশের খাতা হারিয়ে যাওয়া বা নষ্ট হওয়ার সম্ভাবনা থাকে । দ্রুত সময়ের মধ্যে ব্যবসার হিসাব নিকাশের তথ্য কারো সাথে শেয়ার করা যায় না। উপরোক্ত বিষয়গুলো বিবেচনা করতে গেলে দেখা যায় যে হিসাব নিকাশ নির্ভূল, সময়, শ্রম ও তথ্য সংরক্ষণ এর জন্য একাউন্টিং সফটওয়্যার বিকল্প নেই।
ব্যবসার হিসাব রাখতে সফটওয়্যার এর ভূমিকা:
ব্যবসার হিসাব রাখতে সফটওয়্যার গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে । ব্যবসার হিসাব নিয়ে চিন্তা না করে সম্পূর্ণ মনোযোগ ব্যবসার প্রসারে দেওয়া যায়, যা ব্যবসার সমৃদ্ধির গতিকে তরান্বিত করে । ব্যবসার হিসাব এনে দেয় হাতের মুঠোয় ।
একাউন্টিং সফটওয়্যার ব্যবহারের সুবিধা:
খুব কম সময়ে দৈনিক হিসাবের কাজগুলো শেষ করা যায়
ব্যবসার লাভ-ক্ষতি, ক্রয় বিক্রয়, ক্যাশ হিসাব, ব্যাংক হিসাব, পাওনাদার হিসাব, সাপ্লায়ার হিসাব, প্রফিট মার্জিন, স্টক হিসাবগুলো কয়েক ক্লিক এর মাধ্যমে বিস্তারিত জানা যায়।
একই হিসাব কখনো একাধিক বার করতে হয় না
ছোট ও মাঝারি যে কোন ধরনের ব্যবসায় ব্যবহার করা যায়
এক ক্লিকে ব্যবসার আর্থিক অবস্থা পর্যবেক্ষন করা যায়
কম্পিউটার, ট্যাব, মোবাইল থেকে ব্যবসার আর্থিক লেনদেন পরিচালনা ও নিয়ন্ত্রন করা যায়
একই সঙ্গে একাধিক শোরুমের হিসাব রাখা যায়
একই সফটওয়্যারে একাধিক ব্যবসার হিসাব পরিচালনা করা যায়
একাধিক ব্যবহারকারী দ্বারা ব্যবসার কার্যক্রম পরিচালনা করা যায়
ব্যবসায় সংশ্লিষ্ঠ ব্যক্তি বা শেয়ার হোল্ডারদের সঙ্গে ব্যবসার হিসাব নিকাশ শেয়ার করা যায়।
প্রতিটি লেনদেন হিসাব নির্ভুল ও সঠিক হিসাব লিপিবদ্ধ করা যায়
একাউন্টিং সফটওয়্যার ব্যবহারের মাধ্যমে খুব কম সময়ে ব্যবসার লেনদেন হিসাব করা যায়
একাউন্টিং সফটওয়্যার ব্যবহার করে লেনদেন হিসাবগুলোকে খুব সহজে বিভিন্ন শ্রেনীতে বা গুরুপ পদ্ধতিতে সাজানো যায় এবং প্রতিবেদনগুলো শ্রেনীভিত্তিক বা গুরুপ ভিত্তিক পাওয়া যায়
হিসাবের শ্রেনী বা গুরুপ বিশ্লেষন করে ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের সামগ্রীক ফলাফল ও আর্থিক অবস্থা নিরুপন করা য়ায় কয়েক ক্লিকে
একাধিক বছরের কিংবা নির্দিষ্ট কোন সময়ের আর্থিক বিবরণীর তুলনামূলক বিশ্লেষনের মাধ্যমে উন্নতি ও অবনতির বিভিন্ন দিক চিহ্নিতপূর্বক প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ নেওয়া যায়